Как бизнесу перевестись на удалёнку и работать с самозанятыми в 2022

В этой статье вы узнаете:

1) как правильно оформлять документы, принимая на удалённую работу специалиста;
2) как правильно переводить офисного работника на удалёнку;

Извините, а «удалёнка» — это что?

Это такая же работа, только сотрудник выполняет свои обязанности, не точа шоколадки за офисным компьютером, а вне. При этом работать он может где угодно: на Бали в коворкинге, в Воронеже из кафе или дома в кровати.
Как бы вам не хотелось отслеживать и контролировать местонахождение сотрудника, делать вы этого не можете, об этом говорит статья 312.1 в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Но при этом вы не можете оформить на удалённую работу человека, который проживает за границей (у него есть паспорт и тд). Тогда российские законы просто не работают. Если очень хочется работать с таким человеком и нужен — оформляйте гражданско-правовой договор.

Виды удалёнки

• Постоянная — сотрудник постоянно работает удалённо и в офис не приезжает никогда.
• Временная — тут всё чётко — срок до полугода удалённой работы дома. Не позже чем через полгода вы снова должны пригласить всех в офис.
• Периодическая — удалённая работа чередуется с офисной.

Как оформить удалённую работу

Когда принимаете нового специалиста в штат — можно сделать это посредством трудового договора, сразу прописывайте, что формат работы — удалённый.
Если вы переводите на удалёнку в процессе офисной работы, то вам нужно доп соглашение.
Если принимаете на работу нового сотрудника, но не хотите платить взносы и налоги — можете договориться с ним о сотрудничестве, как с самозанятым. Самозанятость оформляется очень быстро, а договор с исполнителем можно заключить на цифровой платформе «Рокет Ворк». Выплачивать вознаграждение и автоматически получать чеки и закрывашки можно тоже через «Ворк».

Если вы решили заключать трудовой договор, то вот, что в нём должно быть:

• Место выполнения работы. Не пишите домашний адрес работника, только название вашей компании и город.
• Режим рабочего времени.
• Как вы будете общаться и какой срок на ответ.
• Если вид удалёнки периодический, то обязательно пропишите порядок вызова в офис.
• Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Вы знали, что по статье 312.6 ТК РФ за использование сотрудника своего ноутбука в работе работодатель обязан переводить в месяц 2 тысячи рублей?

Как обмениваться документами

Чтобы грамотно вести электронную документацию, у вас должна быть квалифицированная электронная подпись. А у сотрудника такая же — неквалифицированная.
Если вы решили оформлять отношения с самозанятым, то подписать документы с помощью усиленной электронной подписи проще через «Рокет Ворк».

Вместе с сотрудником подготовьте необходимый пакет документов. Если делать это онлайн, то мероприятие займёт минуты. Исключение — трудовой договор. Если вы заполнили его в электронном виде, отправьте сотруднику бумажный вариант в течение трех дней (312.2 ТК).

Важно! Если сотрудник находится далеко от офиса, в другом городе, и если вы предполагаете, что ему нужно будет приезжать хотя бы пару раз в месяц, то поездку нужно считать командировкой. Проезд и суточные придется оплатить.

Если сотрудник оформлен как самозанятый и вы договариваетесь на встречу в офисе (в другом городе), то по закону вы ему ничего не должны. Тут всё на вашей совести.

Зарплата, налоги и надбавка

1) Сотрудник, работающий удалённо, имеет все обычные гарантии трудоустройства, как если бы он ходил в офис работодателя: заработная плата, которая не может быть ниже минимального размера оплаты труда, и выплачивается 2 раза в месяц, 28 дней отпуска и, конечно же, больничный.
2) Работодатель уплачивает страховые взносы и налоги за работника в обычном порядке.
3) Если сотрудник работает в городе, где северная надбавка обязательна по закону, вы, как работодатель, никуда не можете деться — вы должны это выплачивать, даже если ваша компания базируется в месте, где такой надбавки нет.

Если вы оформляете отношения как с самозанятыми и делаете это через «Рокет Ворк», то всего обязательного можно избежать.

Советы по управлению командой удалёнщиков

• Если вы перевели сотрудников на удалёнку, и так исторически сложилось, что в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её онлайн (как принято: общую или один на один). Другие регулярные мероприятия тоже целесообразно восстановить.
• Доносите до сотрудников расписание созвонов на день, объясняйте цифровой этикет: нельзя включать микрофон просто так, нельзя опаздывать.
• Создайте или актуализируйте регламенты: например, что менеджеры всех уровней обязаны проверять почту / мессенджер не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в день и т.д.
• Руководители должны оказывать удалёнщикам, которых перевели из офиса, моральную поддержку. Если с кем-то вы регулярно общайтесь лично — сохраняйте традицию с помощью онлайн-звонков.
• Нельзя допускать панику и обмусоливания сотрудниками плохих новостей в рабочих чатах, старайтесь всеми силами вселять в людей оптимизм.
• Удаленный работник сталкивается со многими искушениями. Дома много отвлекающих факторов. В задачи руководителя входит, в том числе, помощь сотруднику в выполнении трудовых обязанностей в условиях изоляции от рабочего места и от коллектива, при этом необходимо поддерживать ощущение работника, что он является важной частью коллектива, и что компания заботится о нём.